Fabian Schmid

Das bin ich

Mein Name ist Fabian Schmid. Ich bin Empfangsmitarbeiter bei GvW München.

Seit wann sind Sie bei der Kanzlei GvW Graf von Westphalen und wie sind Sie zu der Kanzlei gekommen?

Ich bin seit 01.01.2022 bei Graf von Westphalen.

Ich arbeitete im HILTON MUNICH als Bankett Service Supervisor und eine Kollegin ist im Laufe der Zeit zu einer guten Freundin geworden. Nach unserem Ausscheiden aus der Hotelbranche haben wir uns in regelmäßigen Abständen privat noch oft getroffen. Bei einem Treffen sage sie mir, dass sie jetzt in einer Anwaltskanzlei am Empfang arbeitet. Ich war damals sehr überrascht, da wir einen ähnlichen beruflichen Lebensweg hatten und dass jemand aus der Hotelbranche jetzt in einer Kanzlei am Empfang arbeitet. Mein Interesse war geweckt, da auch ich aus der Hotelbranche aussteigen wollte. Ich wendete mich an einen Headhunter und da dann ein ehemaliger Kollege gekündigt hat, wurde ich vom Headhunter zu GvW vermittelt. Ein lustiger Zufall, dass die HILTON Kollegin und ich dann doch wieder zusammengearbeitet haben.

Wie sieht Ihre tägliche Arbeit als Empfangskraft aus?

Wir Empfangsmitarbeiter sind die Visitenkarte und die „Guten Geister“ der Kanzlei. Unser Tag startet mit einem Kontrollrundgang durch die Mitarbeiterbereiche; sind die Kaffeemaschinen einsatzbereit? Muss noch etwas aufgefüllt werden? Können wir noch etwas Gutes tun?

Danach wird der Computer hochgefahren und wir werfen einen kurzen Blick in unseren Meetingkalender und richten dann dementsprechend die Räume her. Wenn das geschehen ist, ist es 08:00 Uhr und ab dieser Zeit muss der Empfang besetzt sein. Wir kümmern uns um die Beantwortung der Telefonate und E-Mails, kümmern uns um den Posteingang und die korrekte Verteilung der Post, sind erster Ansprechpartner bei Aufträgen und Wünschen der Anwälte und der Assistenz. Das Begrüßen und Umsorgen von Mandanten gehört ebenso zu den Aufgaben, wie das Organisieren von diversen Veranstaltungen. Das Wichtigste und das zeichnet meiner Meinung nach einen guten Empfang aus, ist es aber, stets ein offenes Ohr und offene Arme für Alle zu haben. Ganz nach dem Motto von Charlie Chaplin: „Ein Tag an dem du nicht mindestens einmal gelächelt hast, ist ein verlorener Tag!“

Auf welche Kompetenzen und Eigenschaften kommt es im Job als Empfangskraft bei GvW Graf von Westphalen besonders an?

Man sollte über eine große Bereitschaft Dienstleistung zu bieten verfügen. Oft muss man mehrere Sachen gleichzeitig erledigen (Telefon klingelt, gleichzeitig kommt der Postbote und 2 E-Mails ploppen auf) und das erfordert ein gewisses Maß an Organisationstalent. Stets einen kühlen Kopf zu bewahren sowie jeden Tag Professionalität, Herzlichkeit und Offenheit ausstrahlen gehört genauso zu den Eigenschaften und Kompetenzen wie Verantwortungsbewusstsein und hohe Dienstleistungsbereitschaft.

Wie werden Empfangskräfte in ihrer Tätigkeit und in ihrer Weiterentwicklung bei GvW Graf von Westphalen gefördert?

Unsere Office Managerin überträgt uns immer kleinere Aufgaben und Projekte sodass wir am Empfang in unserem „Trott“ nicht stehen bleiben und jeden Tag noch etwas dazulernen und unsere Fähigkeiten neu unter Beweis stellen können. Außerdem gibt es verschiedene Schulungen, welche vom HR-Team organisiert werden, in Kürze starten die Microsoft Office Schulungen, in denen Excel, Word und Power Point erklärt und vertieft werden.

Welches ist die präsenteste Erinnerung, welche Sie mit Ihrem Berufsalltag bei GvW Graf von Westphalen verbinden.

Zusammen mit unserem Standortkoordinator plante ich ein Grillevent für die gesamte Kanzlei. Mit meiner Kollegin am Empfang richteten wir alles her, deckten die Biertischgarnituren besonders schön ein, polierten Gläser, falteten Servietten und richteten alles her…nur damit wir dann feststellen mussten, dass genau über München sich eine Schlecht-Wetter-Lage zusammenbraut und sich die schwarzen Wolken nur so türmten. Der Standortkoordinator und ich saßen wie hypnotisiert vor dem Regenradar im Internet und hofften auf besseres Wetter. Schlussendlich hat das Wetter größtenteils gehalten, es war zum Ende der Veranstaltung etwas windig, aber der Regen hat uns verschont und wir alle konnten ein tolles Grillevent genießen.

Wie würden Sie die Kanzleikultur in drei Worten beschreiben?

Offen, ehrlich, transparent.

Was ist Ihr Ausgleich zum Büroalltag?

GvW ermöglicht uns Mitarbeitern einen sogenannten WELLPASS zu beantragen und bezuschusst diesen auch. Mit diesem WELLPASS hat man Zutritt zu ausgewählten Fitnessstudios, Schwimmbädern und Massageeinrichtungen. Das nutze ich fleißig und gehe regelmäßig schwimmen oder/und trainieren.

Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit den Anwälten bei GvW Graf von Westphalen beschreiben?

Am Anfang war es herausfordernd den speziellen Stil der Anwälte zu verstehen und die Wünsche dementsprechend umzusetzen. Auch die Sprunghaftigkeit und die Gabe wichtige Entscheidungen zu vertagen hat es mir am Anfang nicht gerade leicht gemacht mich schnell in der neuen Aufgabe als Empfangsmitarbeiter zurechtzufinden. Mittlerweile aber kenne ich die Wünsche, Bedürfnisse und Anforderungen meiner Anwälte und kann dementsprechend reagieren oder vorausschauender arbeiten, um perfekte Ergebnisse zu erzielen.

Was zaubert Ihnen in der Kanzlei regelmäßig ein Lächeln auf die Lippen?

Die Herzlichkeit und Dankbarkeit, welche uns hier am Empfang seitens der Anwälte entgegengebracht wird. Auch meine Empfangskollegin und ich verstehen uns sehr gut und so bleibt immer noch Zeit für den ein oder anderen flotten Spruch oder eine Anekdote aus dem Leben, was uns immer erheitert und eine willkommene Abwechslung im Kanzleialltag ist.

Was macht GvW Graf von Westphalen Ihrer Meinung nach zu einem einzigartigen und attraktiven Arbeitgeber, den Sie potenziellen Bewerber*innen empfehlen würden?

Es wird wirklich viel für Mitarbeiter getan. Wir haben die edenred-Tickets, welche monatliche verteilt werden, es gibt eine edenred-Karte, welche zu Geburtstagen mit 50,-€ aufgeladen wird. Wir haben hier in München viele Mitarbeiter-Events wie z.B. ein Faschingsevent, einen Betriebsausflug (Sommerevent), Grillfest, gemeinsamer Besuch des Oktoberfestes und eine Weihnachtsfeier. Durch unser Intranet #fdg werden immer wichtige Infos an uns weitergegeben, was ich sehr gut finde, da wir dann alle die gleichen Infos erhalten und auch den „kleinen Mitarbeitern“ nichts vorenthalten wird. Was mir auch sehr gut gefällt ist, dass die Hierarchie relativ flach gehalten wird, wir sind EIN TEAM. Generell ist der Umgang mit allen KollegInnen auch überörtlich sehr offen und herzlich, was ein sehr gutes Betriebsklima ausmacht.