Katharina Schwabe

1. Das bin ich:
Katharina Schwabe, Office Manager München.
 

2. Seit wann sind Sie bei der Kanzlei Simmons & Simmons und wie sind Sie zu der Kanzlei gekommen?
Ich bin seit Juli 2018 bei Simmons & Simmons angestellt. Die Stelle wurde über einen Headhunter empfohlen.
 

3. Welche Aufgaben umfasst Ihre Position bei Simmons & Simmons?
Ich bin als Partnerassistentin ins Münchner Team dazugestoßen und war zunächst für ein Partnersekretariat im Bereich Corporate & Commercial zuständig. Mein Aufgabengebiet hat die gängigen administrativen Aufgabenfelder wie Projektanlage, Billing, Reisebuchungen sowie Reisekostenabrechnungen, Mandatskorrespondenz sowie Übernahme organisatorischer und administrativer Dinge und dergleichen. Im Juni 2019 bot sich mir die Möglichkeit, in den Bereich des Office Managements für den Standort München zu wechseln. Seitdem umfasst mein Aufgabengebiet zahlreiche, auch standortübergreifende Tätigkeiten. Primär bin ich für einen reibungslosen Büroablauf am eigenen Standort sowie das Qualitätsmanagement zuständig. Dies beinhaltet einen sehr guten und intensiven Austausch einmal mit den Office Managern der anderen beiden deutschen Standorte in Frankfurt und Düsseldorf und den Mitarbeitern (m/w/d) des Münchner Büros. Weiterhin bin ich auch in einigen spannenden Projekten, wie beispielsweise der Eventplanung für lokale Veranstaltungen, tätig.
 

4. Wie sieht ein typischer Arbeitstag von Ihnen aus?
Es gibt keinen typischen Arbeitstag - er teilt sich auf in das Tagesgeschäft und ad hoc Anfragen. Ich beginne jeden Morgen zunächst mit einer eigenen kurzen Tagesplanung und sortiere meine To Do’s je nach Priorität. Durch die standortübergreifende Arbeit bin ich während des Tages immer mal wieder in Gesprächen mit Kollegen (m/w/d) der anderen deutschen Büros.
 

5. Was macht Simmons & Simmons zu einem guten Arbeitgeber für Assistenz und Office Management ?
Die enge und produktive Zusammenarbeit innerhalb der Teams, auch standortübergreifend, macht sehr viel Spaß und bringt immer tolle Ergebnisse für den Abschluss der eigenen Aufgaben. Ideen und Vorschläge stoßen bei Kollegen (m/w/d) sowie auch bei den Vorgesetzen (m/w/d) auf ein offenes Ohr und finden Raum für Gespräche. Weiterhin gibt es regelmäßige, auch interne Meetings und Veranstaltungen. Zudem sind die ansprechenden Arbeitsplätze ein echter Mehrwert.
 

6. Wie werden Mitarbeiter bei Simmons & Simmons gefördert?
Simmons & Simmons bietet intern eine Vielzahl an unterschiedlichen virtuellen Trainings über das ganze Jahr an. Beispielsweise können über das firmeneigene IT-Trainings-Center entsprechende Kurse individuell gebucht werden. Darüber hinaus finden einmal jährlich MS-Office-Trainings für alle Mitarbeiter (m/w/d) der Business Services Bereiche (Assistenz, Empfang, Office Management, Finance) statt. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich durch die Teilnahme an externen Seminaren weiterzubilden.
 

7. Worauf können sich neue Kollegen bei Simmons & Simmons freuen?
Auf ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld mit einem starken lokalen Zusammenhalt.
 

8. Was ist das Spannendste, Unvergesslichste, Witzigste, Aufregendste, was Ihnen bisher in Ihrem Berufsalltag passiert ist?
Da fallen mir spontan mehrere Episoden ein. Ein Beispiel möchte ich zum Besten geben: Ein Anwalt war zu spät am Flughafen und forderte seine Assistentin auf, den Flieger zurückzuholen.
 

9. Wie ist die Atmosphäre bei Simmons & Simmons?
Ich würde die Arbeitsatmosphäre als sehr kollegial und familiär mit flachen Hierarchien bezeichnen. Seit Beginn der Pandemie erhalten wir wöchentliche Update-E-Mails von unserem Country Head, welche auch bei ernsteren Themen immer mit einer Prise Humor versehen sind.
 

10. Was ist Ihr Ausgleich zum Büroalltag?
Aktuell bereite ich mich gerade auf unseren internen Staffelmarathon vor, der im Juni digital stattfinden wird. Jeder Mitarbeiter (m/w/d) muss aufgrund der aktuellen Corona-Situation zwar alleine laufen, aber die virtuelle Gruppeneinteilung inklusive Firmen-T-Shirt, Medaille und anschließender Urkunde lassen dann doch das Gefühl der Teilnahme an einem gemeinsamen Firmenmarathon aufkommen.
 

11. Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit den Anwälten bei Simmons & Simmons beschreiben?
Da die Hierarchien bei Simmons & flach sind, ist die Teamarbeit mit den anwaltlichen Kollegen (m/w/d) wirklich produktiv und angenehm. Aufgaben werden gut und verständlich erklärt und auch die Partner beantworten gerne offene Fragen.
 

12. Worauf sind Sie bei Simmons & Simmons besonders stolz?
Durch die Coronapandemie und die verstärkte Arbeit aus dem Home-Office sind wir als gesamtes Deutschlandteam noch mehr zusammengerückt, was die Arbeit einfacher und wesentlich produktiver gestaltet. Es ist schön, dass wir alle an einem Strang ziehen und gemeinsam durch die Krise gehen.